Во многих случаях первое знакомство с людьми происходит по телефону. Вам может позвонить кто угодно — новый клиент, потенциальный работодатель, государственный чиновник, кандидат на новую должность. От того, какое впечатление Вы произведёте, будет зависеть его отношение к Вам персонально и к компании, которую Вы представляете.
Нужно стараться максимально быстро отвечать не телефон. Сейчас в большинстве случаев не нужно бежать к стационарному телефону в другой конец квартиры, воспользуйтесь этим преимуществом и ответьте на звонок в течение двух гудков.
Если человека звонит с проблемой, нужно дать ему полностью выговориться и лишь потом задавать уточняющие вопросы. Далее, конечно, решить его вопросы или направить к более компетентному сотруднику. Напоследок хорошо спросить — остались ли у него ещё вопросы и можете ли Вы что-то ещё для него сделать. При прощании поблагодарить за звонок.
Первый контакт по электронной почте тоже может создать о Вас впечатление. В деловой переписке важна грамматика и орфография, используемый набор слов. Партнеры из других компаний, с которыми Вы общаетесь, будут судить о Вас по переписке — по тому, как Вы строите фразы, достаточно ли Вы компетентны в своей сфере.
Найдите время перечитать письмо перед отправлением — это поможет избежать ошибок и лучше донести мысль. Старайтесь произвести хорошее впечатление — в деловой переписке в большинстве случаев приветствуется чёткость изложения мысли и лаконичность.